Případová studie - projekt TRIA

Komfortní rozhraní spolupráce klientů mzdového outsourcingu a zpracovatele mezd nejen z oblasti retailu

Retail tvoří významnou část klientů společnosti E-Consulting Czech v oblasti zpracování mezd. V posledních letech vnímáme měnící se podmínky v systému práce našich klientů a zároveň i změnu požadavků na zpracovatele mzdové agendy v tomto segmentu. Proto jsme realizovali několik odborných workshopů pro identifikaci a popsání těchto změn. Následně navrhli nové procesy vzájemné spolupráce a specializovaný webový nástroj, jako komfortní rozhraní spolupráce retailové společnosti a zpracovatele mzdové agendy.

Účel workshopů:

• Účastníci byli manažeři, kontaktní osoby a zaměstnanci našich klientů z oblasti retail
• Řešili jsme pracovní náplň každé z výše uvedené skupiny, potřeby, možnosti a motivace

Charakteristika a potřeb z hlediska personalistiky

Kontaktní osoby komunikující se zpracovatelem mezd

• Typicky decentralizované HR (nástupy, výstupy, docházky a plánování směn řeší vedoucí prodejen po celé republice)
• Vedoucí prodejen jsou zároveň kontaktní osoby
• Prioritou kontaktních osob je prodej, zaměstnanci a vzhled prodejny, administrativní činnosti jsou až druhořadé a kontaktní osoby mají velmi omezený časový prostor se administrativě věnovat
• Fluktuace a sezónnost zvyšuje administrativu

Manažeři

• Nejsou trvale osobně přítomni na prodejnách, ale potřebují mít přehled o jejich činnosti
• Potřebují manažerský reporting
• Zajímá je produktivita prodejny, náklady na zaměstnance a fluktuace na jednotlivých prodejnách

Zaměstnanci

• Zaměstnanci vítají možnost si sami naplánovat směny, vedoucí má nad tím rychlou kontrolu
• Zaměstnanci potřebují vysvětlit, proč mají něco podepsat nebo doložit
• Tyto informace vyžadují předem a chtějí je mít dostupné i mimo prodejnu
• Zaměstnanci chtějí získávat včas upozornění na potřebu doložení dalšího potvrzení apod.
• Ani zaměstnanci nemají zájem se administrativě věnovat, ale pokud je to nutné, tak potřebují vědět, co mají vyplnit, proč to mají vyplnit a co kam mají napsat (názorně a jednoduše)

Projekt TRIA

TRIA je pracovní název webové aplikace, která tvoří komunikační rozhraní mezi retailovou společností a poskytovatelem zpracování mzdové agendy

Základní funkce TRIA

• Otevřený systém, napojitelný na širokou škálu mzdových systémů (API rozhraní)
• Jednoduché zadání nástupů, výstupů a změn u zaměstnanců
• Přizpůsobení pro konkrétní zadávané údaje
• Aplikace pro HR laiky – základní legislativní navigace
• Údaje se zadávají pouze jednou a jsou využity v celém systému (včetně změn)
• Tria je rychlý nástroj k přípravě smluv a dalších dokumentů, které je možné vytisknout přímo na prodejně
• Editovatelné vzory dokumentů
• Zpřístupňuje vybrané informace manažerům, kontaktním osobám a zaměstnancům (rozhraní podle typu pozic)
• Manažerský reporting – přehled o produktivitě prodejny
• Databáze všech zaměstnanců a to i v rámci holdingu a elektronické složky zaměstnanců
• Plánování směn a hlídání odpracované doby, dopočítávání hodin do fondu, hlídání dovolené a hodin na DPP
• Hlídání pracovní doby a doby odpočinku
• Využitelné nejen v retailu, ale i u společností, které mají decentralizované HR (pobočky po celé republice)
• Vývoj s důrazem na bezpečnost a ochranu osobních údajů